Depuis l’émergence d’internet, de nouveaux besoins professionnels apparaissent. Il y a une nécessité d’utiliser des outils de gestion d’informations beaucoup plus spécifiques à un domaine. Ces nouveaux besoins peuvent être listés de la manière suivante :
- Assurer une veille dans un domaine précis, et ainsi obtenir des informations qui pourront influencer sur des décisions professionnelles
- Consolider des acquis, et ainsi se rassurer professionnellement
- Faciliter le partage de savoir, par le biais d’un secteur professionnel commun
Traditionnellement, la documentation des professionnels avait comme source les livres et revues spécialisées, les journaux, les références bibliographiques ainsi que les répertoires de données (annuaire, index etc.).
Cependant dans ces supports, le professionnel n’obtient pas toutes les informations qu’il souhaite. Il y a une réelle difficulté à retrouver des traces d’informations anciennes, et surtout d’avoir plusieurs sources d’informations précises sur des secteurs moins mis en avant par rapport à l’actualité.
Pour répondre à ces besoins, les professionnels se tournent vers internet et la documentation numérique. Avec ce nouveau support comme source d’informations, ils peuvent accéder à des avantages non négligeables.
Les avantages de la numérisation d’un fichier
Tout d’abord, le document numérique est stockable, et même mieux, stockable sur plusieurs matériels. Ainsi, le professionnel peut aisément le transporter et s’en servir à tout moment.
De plus, le coût de conservations des documents est faible, quasiment nul, comparé à celui des supports traditionnels. Par ailleurs, la documentation peut être empilée à plusieurs reprises afin de créer une arborescence.
L’instantanéité du document est également un argument de poids ; plus besoin de farfouiller des heures, ou de prendre du temps à rechercher la page d’une revue. Le professionnel sait qu’il peut le récupérer en un seul clic de souris. Nous savons tous que le professionnel manque de temps, il peut donc sélectionner l’information qu’il veut, et créer un raccourci. Ainsi, il évite toutes formes de médiatisation inutiles et lentes. Il peut mettre en place un dispositif très réactif et adapté à ses besoins.
Ensuite, l’information est localisable, c’est-à-dire qu’elle peut se situer dans l’espace et dans le temps, comme sur une adresse URL, et est donc facilement récupérable tant que le professionnel a une connexion internet. Mais il peut également être situé sur un réseau, et donc créer un accès décentralisé. Il n’est donc plus nécessaire de conserver l’information dans des centres de documentations, ni dans des bases de données.
Après l’acquisition d’une documentation, son propriétaire a tous les droits sur celui-ci, et notamment la possibilité de l’exploiter selon sa bonne volonté. Il peut donc le diffuser, le modifier et l’exploiter à l’infini, tout en conservant une copie originale. Il peut également en découper une partie, et l’intégrer dans un autre support numérique. Ce dernier peut à son tour devenir un document de référence pour quelqu’un d’autre, on assiste donc à une utilisation en cascade.
L’information est multimédia. Elle peut très bien être sous forme de texte, d’image, de vidéo, ou même sonore. Ainsi une documentation numérique est beaucoup plus riche.
Le travail d’un professionnel est précieux. Grâce à la numérisation de l’information, il peut crypter ses documents et ses dossiers, et ainsi d’empêcher un accès non autorisé à ses sources.
Tous ces avantages rendent la vie beaucoup plus simple et facile aux professionnels ; le document est peu encombrant et son traitement n’est plus unitaire, il est en permanence corrélé avec d’autres documents. C’est tout un ensemble qui inclut l’information sous plusieurs formes.
Par le biais d’internet, les sources d’informations sont de plus en plus ouvertes au niveau mondial, et les besoins se créent instinctivement. Les professionnels vont donc se positionner autrement, et essayer de tirer profit des potentialités offertes par le numérique et le multimédia.
Avec toutes ces nouvelles possibilités, les documents traditionnels perdent de leur marché, et sont de plus en plus ignorés. On note également, le commencement d’une post-numérisation des supports traditionnels, c’est-à-dire que l’information peut être reprise sur les supports numériques. Cette démarche reste toutefois assez rare.
Internet s’impose au monde de la documentation comme une source d’information de première importance, et comme un outil de travail incontournable (email, forum, discussion instantanée, etc.)